Participatie wordt ge(s)maakt

Enkele vergadertips

We vroegen aan bewoners wat voor hen aan de basis ligt van een goede en aangename vergadering.  
Belangrijke elementen voor hen waren de volgende:

Wat maakt dat je met een goed gevoel naar huis gaat van een vergadering?

  • Goede agenda en voorbereiding
  • Goed luisteren naar de mening van iedereen
  • Tot een besluit komen
  • Taken goed verdelen
  • Respect voor nieuwe ideeën
  • Korte vergadering
  • Mogelijkheid tot nakaarten en een pint drinken na de vergadering

Wat kan storend zijn op een vergadering?

  • Afbreken van nieuwe ideeën
  • Één persoon die de vergadering domineert
  • Groepjes beslissen onder elkaar
  • Slechts één persoon die het werk doet
  • Terugkomen op genomen beslissingen
  • Te snel tot een beslissing willen komen
  • Persoonlijke belangen primeren
  • Onvoldoende goed voorbereid
  • Gebrek aan dossierkennis
  • Niet de juiste mensen rond de tafel

Inhoud

Een vergadering of agendapunt kan verschillende doelen hebben.

  • Informatie overbrengen (vb. nieuws vanuit een vereniging)
  • Informatie verzamelen (vb. evaluatie van een zwerfvuilactie)
  • Een probleem bespreken (vb. verkeerssnelheid in een bepaalde straat)
  • Naar oplossingen zoeken (vb. voorstellen bedenken voor ontmoetingsplaats voor jongeren)
  • Een beslissing nemen (vb. keuze van locatie voor nieuwe zitbanken)

Het is belangrijk je doel duidelijk te maken zodat er geen verkeerde verwachtingen gecreëerd worden. Volgende vragen kunnen je hierbij helpen:

  • Is het een punt ter informatie of is er nog ruimte voor gesprek en discussie?
  • Is het een eerste brainstorm of willen we al tot een conclusie komen?
  • Ligt de beslissing in onze handen of is het aan ons om alternatieve oplossingen te bedenken en deze aan het bestuur te bezorgen?

Naar boven

Opstelling

Elke soort vergadering vraagt een andere opstelling. De tafelopstelling bepaalt voor een groot deel de dynamiek van je vergadering.

Enkele voorbeelden

  • Groepsgesprek of kleinschalige bewonersvergadering. Kies bij dit type vergadering voor een ronde of rechthoekige tafel of opstelling. Zorg ervoor dat iedereen elkaar ziet en ook goed kan begrijpen.
  • Open bewonersvergadering om iets toe te lichten aan alle inwoners. Rijen stoelen achter elkaar is vaak de klassieke opstelling. Wat het iets leuker en dynamischer kan maken is een ‘café-opstelling’, namelijk een aantal tafeltjes met stoelen er rond. Let erop dat iedereen rond de tafel de voorstelling of toelichting kan zien.
  • Toelichting van lokaal bestuur. Als je politici volgens een klassieke opstelling op een podium zet,  creëer je letterlijk en figuurlijk een grote afstand. Een ‘café-opstelling’ voor zowel bewoners als politici, voelt direct meer comfortabel aan.

Enkele tips

  • Zorg ervoor dat de vergaderruimte steeds aangepast is aan het aantal deelnemers.
  • Als voorzitter zit je best tussen de andere deelnemers, en niet per se vooraan of aan het hoofd van de tafel.
  • Agendapunten visueel voorstellen kan helpen om de aandacht van de anderen erbij te houden.  Gebruik bijvoorbeeld grote papieren flappen, een bord, een diavoorstelling …
  • Kies een vergaderlocatie die voor iedereen toegankelijk is. Houd rekening met de afstand en met toegankelijkheid voor minder mobiele personen.

Naar boven

Sfeer

Naast inhoud en resultaten is de sfeer van een vergadering even belangrijk om betrokkenheid te creëren. Een leuke sfeer tijdens een vergadering zorgt ervoor dat iedereen graag komt en blijft komen, dat nieuwe mensen zich welkom voelen, dat je meer kan bereiken en dat het gezellig is.

Enkele tips 

  • Beter één uur goed vergaderen en daarna nog wat informeel napraten, dan twee uur vergaderen en door elkaar praten.
  • Probeer creatief te zijn in je aanpak en zorg voor voldoende afwisseling tijdens je vergadering. Bijvoorbeeld: eerst werken met een informatief deel en daarna een agendapunt plannen waarbij men in verschillende groepjes ideeën kan verzamelen. 
  • Neem op tijd een pauze.
  • Zorg op het einde van de vergadering voor een rondje om af te sluiten: wil je nog iets kwijt?
  • Een drankje en wat versnaperingen zijn altijd een succes.

Naar boven

Iedereen aan het woord

Het is belangrijk om tijdens een vergadering elke deelnemer te betrekken en aan het woord te laten. Om dit te realiseren kan je volgende methodes gebruiken:

  • Werk met stellingen
    Hiermee nodig je mensen uit om iets te zeggen en kan je verschillende meningen uitlokken. Bewoners reageren som ook directer op stellingen.
  • Kleine groepjes
    In kleine groepjes werken, zorgt  er voor dat de drempel minder groot is om iets te zeggen. Dit is zeker nuttig bij grote groepen.
    Laat bijvoorbeeld mensen eerst tegen hun buur van gedachten wisselen en koppel dan terug naar de grote groep.
  • Rondje van de tafel
    Het is interessant om af en toe een rondje van de tafel te doen. Op die manier kan iedereen zijn of haar mening kwijt omtrent een bepaalde vraag of een idee.
  • Schrijven
    Het kan soms helpen om mensen eerst tijd te geven om hun idee of voorstel voor zichzelf op te schrijven vooraleer het in groep te bespreken. Op die manier krijgt iedereen even de tijd om na te denken.

Enkele tips

  • Bij gekonkelfoes is het belangrijk om de groep er op alert te maken dat ze naar elkaar moeten luisteren.
  • ‘Grote monden’ kan je vriendelijk maar beslist inperken met ‘ik heb jou mening al gehoord, maar zou graag ook nog de mening van de anderen horen’. Hier is een belangrijke taak weggelegd voor de voorzitter. Uiteraard moet dit op een vriendelijke manier gebeuren, eventueel met wat humor.
  • Niet iedereen is even sterk in praten in groep. Hou hier rekening mee door te zorgen voor een aantal minder verbale methodes om bewoners hun mening te vragen, bijvoorbeeld rode en groene kaartjes of stickers om je voorkeur aan te duiden.
  • Overdrijf ook niet met methodiekjes! 

Naar boven