Participatie wordt ge(s)maakt

Een goed verslag opmaken

Een verslag kan, eenmaal verspreid, in diverse handen terechtkomen. Daarom wordt een verslag best doordacht gemaakt. Hieronder een aantal tips om je daarbij te helpen.

Waarom een verslag?

  • Afspraken oplijsten
  • Houvast om op terug te vallen en punten op te volgen
  • Archief van je werking
  • Handig voor afwezigen op een vergadering

Inhoud van een goed verslag

  • Datum en locatie
  • Lijst van aanwezigen en verontschuldigden
  • Per agendapunt: kort verslag van de bespreking en formulering van besluit
  • Afgesproken taakverdeling
  • Datum volgende vergadering

Enkele tips

  • Bij het schrijven denk je best na over wie het verslag zal lezen of bij wie het verslag misschien kan terecht komen.
  • Maak indien nodig afspraken over het nalezen van een verslag vooraleer je dit doorstuurt.
  • Bij discussies, noteer eventueel de argumenten voor en tegen in je verslag, maar zeker de beslissing.
  • Om taken en afspraken goed op te volgen, is het handig om op het einde van elk verslag een afsprakenrooster in te voegen.
    Wat Wanneer Wie
         
  • Breng het vorig verslag telkens mee naar de vergadering. Zo kan je afspraken nauwgezet opvolgen en vermijd je discussies over reeds genomen beslissingen. 
  • Ga er niet van uit dat iedereen email heeft. Het kan zinvol zijn om je verslag ook via de post of via lokale handelaars te verspreiden.
  • Let op de privacy van gegevens. Vraag na of een e-mailadres of telefoonnummer van iemand in het verslag mag.
  • Een verslag is slechts een hulpmiddel in je werking, soms kan het nodig zijn om een bepaald punt persoonlijk toe te lichten of een overleg te plannen. Naast de papieren weg blijft persoonlijk contact uiterst belangrijk.